Microsoft 365 Copilot maakt veel werk makkelijker en sneller. De AI-tool werkt direct in de bestaande programma’s van Microsoft 365, zoals Outlook, Word, PowerPoint, Excel en Teams. Dit is een mooie uitvinding, maar het betekent ook wel dat je altijd extra alert moet zijn. AI komt namelijk heel dicht bij je werkomgeving en dan is het nodig om extra aandacht te besteden aan veiligheid. Het is verstandig om goede afspraken te maken en medewerkers bewust te trainen. Ik vertel je meer over Microsoft 365 Copilot en veiligheid.
Copilot werkt met bestaande rechten
Microsoft 365 Copilot is onderdeel van Microsoft 365 en maakt gebruik van deze instellingen en rechten. Dit betekent vooral dat de AI-tool niet zomaar alles mag zien. Een gebruiker krijgt alleen de informatie te zien waar de persoon toegang toe heeft. Dit klinkt logisch en heel veilig, maar er is wel een belangrijk aandachtspunt. Wanneer documenten binnen Teams, OneDrive of SharePoint te breed zijn gedeeld, dan is het mogelijk dat Microsoft 365 Copilot deze informatie meeneemt in antwoorden aan gebruikers die toegang hebben tot deze bestanden. Dit betekent dat het heel belangrijk is om de rechtenstructuur binnen je organisatie goed te regelen.
Controleer data altijd voordat je begint
Het is goed om eerst naar je data te kijken voordat je breed aan de slag gaat met Microsoft 365 Copilot binnen je organisatie. Welke mappen zijn breed gedeeld en welke bestanden zijn toegankelijk? Klopt alles nog of moeten er dingen worden aangepast? Binnen veel organisaties zijn in de loop der jaren tal van bestanden gedeeld en opgeslagen, waarnaar later nooit meer wordt gekeken. Microsoft 365 Copilot kan zo toegang hebben tot bestanden die jij allang vergeten bent. Ga je met AI werken, dan is het belangrijk om de basis goed op orde te hebben.
Maak afspraken over gevoelige informatie
Het is heel belangrijk om duidelijke afspraken te maken over welke informatie wel en niet gebruikt mag worden in prompts. Hierbij kun je denken aan strategische documenten, financiële informatie, vertrouwelijke klantgegevens en persoonsgegevens. Microsoft biedt zakelijke privacy-maatregelen en beveiliging, maar AI neemt verantwoordelijkheid niet over van een medewerker. Stel een beleid op waarin je duidelijke afspraken vastlegt.
Controleer de antwoorden van Copilot
Microsoft 365 Copilot maakt fouten. Het kan last hebben van hallucinaties, zoals we dat noemen. Is informatie niet beschikbaar? Dan kan een AI-tool de informatie ‘verzinnen’. Zo kan een analyse gebaseerd worden op informatie die verkeerd werd geïnterpreteerd, om maar een voorbeeld te noemen. Controleer de antwoorden van Copilot altijd. Gen uitzonderingen.
Copilot kan helpen, maar het blijft belangrijk om antwoorden te controleren. Een samenvatting kan iets missen. Een tekst kan net te stellig zijn. Een analyse kan gebaseerd zijn op verkeerd geïnterpreteerde informatie.
Training voor het veilig gebruik van Microsoft 365 Copilot
Veiligheid is heel belangrijk. Het gaat niet alleen over de techniek achter AI, maar het gaat ook over gedrag van medewerkers. Zij moeten weten hoe de AI-tool werkt, wat de mogelijkheden zijn en waar de beperkingen liggen. De basis wordt al geleerd met een Microsoft Copilot training, waarbij medewerkers vooral veilig en effectief leren prompten. Wil je ook met Copilot aan de slag direct in de bestaande Microsoft programma’s? Volg dan de Microsoft 365 Copilot training.
